La gestión de los albaranes se simplificará para facilitar el trabajo del sector logístico y del transporte

Entre las diferentes parcelas del flujo de los procesos documentales, resaltó la impresión de los albaranes, que comúnmente se realiza en papel preimpreso y/o auto-copiativo. Así mismo fue relevante la importancia que adquiere la distribución de estos documentos, los albaranes, que han de ser enviados a múltiples delegaciones para su impresión remota.

Para solucionarlo, se han creado aplicaciones que permiten diseñar formularios y plantillas a medida para cada cliente, con el consiguiente ahorro en papel preimpreso que ello conlleva. En referencia a la distribución de los albaranes, las soluciones pasan por la creación de impresoras virtuales que ejecutan flujos de impresión complejos técnicamente, pero muy fáciles de llevar a cabo, como realizar copias de un mismo documento combinando diferentes dispositivos de salida con distinta configuración o formatos. Además, estas soluciones son compatibles con cualquier equipo de impresión, drivers y software, e incorporan un sistema de control y ahorro de costes, que aportan también funcionalidades de seguridad e impresión desatendida.

“Kyocera viene desarrollando diferentes soluciones que contemplan la eliminación de pasos intermedios, simplificando las tareas y haciendo que los procesos de trabajo del sector logístico y del transporte resulten mucho más ágiles”, declaró Juan Martínez, Director de Tecnología y Soluciones de Kyocera.

El estudio evaluó diferentes aspectos del sector, como la forma de trabajar de cada área funcional, tipo de documentos que utilizan en su día a día y los procesos de trabajo, recopilando información sobre sus requisitos comunes, independientemente del tamaño de la compañía.

Además, se reconoció una preocupación especial respecto al almacenamiento de documentos, que por ley han de conservarse durante 5 años archivados, con la pérdida de tiempo que conlleva buscar cualquiera de estos albaranes o facturas entre el desplazamiento al almacén y la consiguiente localización del documento en cuestión así como la necesidad de un espacio físico amplio, con el coste que eso supone.

La solución pasa por implementar aplicaciones que permitan crear, capturar, visualizar, indexar, guardar, buscar y distribuir documentos con una amplia variedad de contenidos –imágenes o texto-, con sistemas flexibles según las prioridades de la empresa, con un control absoluto de la seguridad de los datos y su integración con otras aplicaciones existentes previamente en la compañía.

Tendencias del sector logístico y del transporte

En el citado estudio salieron a relucir temas como el medio ambiente, el ahorro de costes de impresión y la seguridad, que resultan prioritarios y marcan las directrices en el proceso de decisión de compra de los equipos de impresión.

El medio ambiente supone un aspecto fundamental cada vez más presente en las compañías, que comienzan a implantar políticas medioambientales que repercuten en la sostenibilidad de las empresas, aunque todavía existen diferencias entre las prioridades que marca cada departamento.

Por último, el ahorro de costes, la disponibilidad y la seguridad son cada vez más tenidos en cuenta, y por ello la impresión láser se aplica especialmente en departamentos con gran volumen de impresión, como el departamento financiero. Del mismo modo se comienza a dar importancia al hecho de que el envío de la información resulte seguro. La encriptación de datos que van a ser impresos, así como el control de acceso a los documentos, son algunos de las materias en las que se están avanzando. Asimismo, la disponibilidad debe estar garantizada para imprimir, escanear o copiar donde se necesite, con soluciones de conectividad inalámbrica y de “print and follow”.

“Desde hace varios años, Kyocera está adelantándose y adaptándose a las necesidades de las compañías de este sector, aportando un ahorro de costes muy importante gracias a diferentes soluciones que ayudan a las empresas a controlar sus gastos de impresión y gestionar más eficazmente sus dispositivos”, concluyó Juan Martínez, Director de Tecnología y Soluciones de Kyocera.